主数据：物料、价格协议与组织

用途：判断主数据该由谁维护、为什么“数据对不齐”是采购系统的头号问题

四类核心主数据

主数据	关键字段	权威源	常见坑
物料/商品	编码、分类、单位、规格、税率	ERP 或商品中心	一物多码、单位换算缺失、描述被当唯一键
供应商	主体、资质、银行账户、联系人、黑名单	供应商主数据 + 风控	集团/子公司层级混乱、账户变更无审批
价格协议	物料、供应商、单价、阶梯、有效期、币种、配额	合同/寻源结果	多协议重叠时取价规则不明、过期未失效
组织与人员	公司、工厂、采购组织、审批人、角色权限	组织中心	一人多角色、代理与离职未同步

物料编码

• 编码只承载身份，不承载属性：把规格、分类、供应商写进编码会导致属性变更即换码，历史数据断裂。
• 需要的是：唯一编码 + 分类树 + 属性集（规格、单位、税率）+ 别名映射（供应商物料号 ↔ 内部物料号）。
• 单位体系：基本单位、采购单位、库存单位、包装单位之间的换算率必须显式维护，否则数量与金额永远对不上。

价格协议模型

常见结构：协议头（供应商、有效期、币种、结算方式、审批状态）+ 协议行（物料/分类、价格、阶梯、最小起订量、配额）。

必须明确的取价规则（按优先级）：

1. 精确物料 + 当前有效期内 + 已批准。
2. 分类/品牌级协议兜底。
3. 多协议重叠时：按协议优先级、生效日期最新、价格最优（业务需明确选哪种，不能默认）。
4. 无协议：走临时价格审批（并留痕）。

阶梯价、返利、折扣、运费与税费的处理方式要在模型里显式表达，靠“备注”承载会在结算时对不上。

配额与多供应商

同一物料多个供应商时，采购量按配额分配（如 60/40）。设计要点：

• 配额是协议属性还是独立对象（需要有效期与调整历史）。
• 分配算法：按累计执行量回补（保持长期比例）还是按单次比例（简单但会漂移）。
• 配额回退：某供应商无法供货时，份额如何临时转移，事后是否回补。
• 取消订单时配额如何回冲（否则比例失真）。

组织维度

采购系统几乎所有数据都带组织维度：采购组织、工厂/仓库、公司代码、需求部门。它们决定：

• 数据可见范围与审批链。
• 价格协议的适用范围（同一物料在不同工厂价格不同是常态）。
• 结算主体与内部交易（跨组织调拨需要内部订单/凭证）。

教训式经验：组织层级一旦变更（合并、拆分），历史单据必须仍可解释——因此组织信息要在单据上做快照冗余，而不是只存外键。

治理动作

1. 主数据变更走审批 + 生效日期（不要直接改历史值）。
2. 关键主数据（银行账户、税率、价格）变更要有双人复核与审计日志。
3. 建立映射表（供应商物料号、外部商城 SKU ↔ 内部物料）并纳入维护流程。
4. 定期数据质量巡检：重复物料、无单位换算、过期协议、无供应商关联。

常见误区

误区	修正
用描述字段做唯一键去重	描述会被改写，需显式编码与别名映射
主数据直接覆盖更新	历史单据失去可解释性，需版本化与生效期
取价规则写在代码里靠“看情况”	明确优先级并可在配置中查看
组织信息只存外键	组织调整后历史数据无法还原
银行账户变更走普通审批	属于资金风险点，需强管控与回调核验

延伸阅读

• 《数据资产管理实践》类公开资料与 DAMA-DMBOK 数据管理知识体系
• 主流 ERP 主数据模块（物料主数据、供应商主数据、采购信息记录）文档